Daugelis šiuolaikinių biurų sparčiai juda skaitmenizacijos keliu – popieriaus mažėja, tačiau vis dar toli gražu ne visiškai išnyksta. Sąskaitos, dokumentai, sutarčių kopijos, pristatymai, vidaus informaciniai pranešimai – visi šie dokumentai dažnai turi būti atspausdinti. Ir čia prasideda iššūkiai: spausdintuvas stringa, toneris pasibaigia netikėtai, o servisas – už kelių dienų.

Kai technologija, kuri turėtų padėti, tampa papildomu rūpesčiu, verta sustoti ir paklausti savęs – ar tikrai būtina spausdintuvą turėti, kai galima jį… nuomoti?

Kodėl biurai vis dar perka spausdintuvus?

Daugelis įmonių įsigyja spausdintuvus iš inercijos – „taip darome visada“. Įsigyjamas įrenginys, kuris kartais net nėra pritaikytas realiems įmonės poreikiams. Vieni perka per galingą ir brangų, kiti – per silpną, kuris vėliau nepajėgia aptarnauti viso kolektyvo. Dar kiti investuoja į kelių funkcijų įrenginius, kurių didžioji dalis funkcijų niekada nebūna naudojama.

Be to, pirkdami spausdintuvą, įmonės dažnai pamiršta apie nuolatines eksploatacijos išlaidas: toneriai, rašalai, remontai, atsarginės dalys… Neretai šios paslėptos išlaidos per keletą metų viršija paties įrenginio kainą.

Nuoma – ne tik technika, bet ir paslauga

Spausdintuvų nuoma nėra tik įrenginio nuoma. Tai – paslauga su pridėtine verte. Klientas gauna ne tik spausdintuvą, bet ir nuolatinę techninę priežiūrą, greitą reagavimą į gedimus, automatinį tonerio papildymą ir, jei reikia, nemokamą įrenginio pakeitimą. Tai reiškia, kad visi su spausdinimu susiję rūpesčiai tampa nebe jūsų, o paslaugų teikėjo problema.

„Nuoma yra kaip draudimas. Kai viskas veikia – apie ją negalvoji. Bet kai kažkas sugenda, supranti, kaip gerai, kad tai – ne tavo rūpestis“, – sako IT administratorius Tomas, jau penkerius metus dirbantis su nuomotais spausdintuvais.

Lankstumas – kelias į augimą

Vienas svarbiausių šiuolaikinio verslo principų – prisitaikymas. Įmonės keičiasi, auga, plečiasi arba pereina prie hibridinių darbo modelių. Spausdintuvų poreikis taip pat gali kisti.

Naudojant nuomą – jūs galite keisti įrenginį pagal besikeičiančius poreikius: mažinti ar didinti spausdinimo apimtis, pasirinkti kitą modelį, papildyti funkcijas (pvz., skenavimą, dvipusį spausdinimą, spalvų galimybes). Visa tai – be jokių papildomų pirkimų ar sandėliavimo galvos skausmų.

Taupymas, kurio nepastebi, bet kuris veikia

Įdomus faktas – įmonės, kurios pasirenka spausdintuvų nuomą, vidutiniškai sutaupo iki 30–40 % spausdinimo išlaidų per metus. Kodėl? Nes paslaugų teikėjai dažnai tiekia ekonomiškus įrenginius, efektyviau naudoja dažus, užtikrina reguliarų aptarnavimą, o įmonės išvengia netikėtų gedimų ir prastovų.

Be to, laiko sąnaudos dažnai būna dar svarbesnės nei piniginės. Vieno gedimo sprendimas gali „sudeginti“ pusę dienos IT darbuotojo, administracijos arba net vadovo laiko. O kai viskuo pasirūpina specializuotas partneris – komanda gali dirbti sklandžiai ir be trukdžių.

Tvari biuro vizija

Spausdintuvų nuoma padeda ir siekiantiems būti draugiškesniems aplinkai. Daug paslaugų teikėjų siūlo naudoti perdirbtus tonerio kasetes, reguliariai prižiūrimus įrenginius, kurie suvartoja mažiau elektros energijos, ir neleidžia įrenginiams kauptis sandėliuose ar keliauti į sąvartynus pasenus.

Be to, atsakingi tiekėjai rūpinasi senų įrenginių perdirbimu – tinkama utilizacija ir net dalyvauja įvairiose tvarumo iniciatyvose. Jei jūsų įmonė turi žaliąją politiką ar siekia būti socialiai atsakinga – tai puikus papildomas argumentas.

Apibendrinant – ar verta?

Tikrai taip. Spausdintuvų nuoma – tai sprendimas tiems, kurie nori efektyvumo, lankstumo ir ramybės. Tai ypač tinka įmonėms, kurios neturi IT skyriaus, nenori „dalyvauti tonerio keitimo dramose“ ar tiesiog ieško būdų dirbti efektyviau. 

Kai viskas veikia automatiškai, kai techniniai klausimai sprendžiami už jus, kai net netikėtumai netampa problema – tuomet spausdintuvas vėl tampa tuo, kuo ir turi būti – tyliu, bet nepakeičiamu biuro pagalbininku.